Veranstaltungsbudgets klar planen – ohne Überraschungen
Die meisten Events scheitern nicht an schlechten Ideen. Sie scheitern an unrealistischen Zahlen. Wir zeigen, wie man Budgets erstellt, die tatsächlich funktionieren – auch wenn sich während der Planung Dinge ändern.
Zum Lernprogramm
Drei Prinzipien, die unsere Budgetplanung anders machen
Pufferdenken von Anfang an
Jeder Plan braucht Spielraum. Wir rechnen nicht mit Idealwerten, sondern mit realistischen Szenarien. Das bedeutet: Mindestens 15% Puffer für Unvorhergesehenes, bevor auch nur der erste Vertrag unterschrieben wird.
Transparenz für alle Beteiligten
Budgets funktionieren nur, wenn alle Beteiligten verstehen, wo das Geld hingeht. Keine versteckten Posten, keine komplizierte Tabellen-Algebra – nur klare Kategorien und verständliche Begründungen für jeden Kostenblock.
Flexibilität als Standard
Events entwickeln sich weiter, während man plant. Deshalb arbeiten wir mit modularen Budgetstrukturen, die sich anpassen lassen, ohne dass gleich die ganze Kalkulation zusammenbricht.
Warum die ersten drei Monate entscheidend sind
Die meisten Budgetfehler passieren ganz am Anfang. Man vergisst Kleinigkeiten – Versicherungen, Genehmigungsgebühren, Transportkosten für Equipment. Oder man unterschätzt, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben brauchen.
Unser Programm startet im Oktober 2025 mit einem intensiven Fokus auf diese Früh-Phase. Die ersten Wochen sind entscheidend dafür, ob ein Budget später hält oder nicht.
Wir arbeiten mit echten Eventbeispielen aus den letzten Jahren – von der Firmenfeier mit 80 Leuten bis zur mehrtägigen Konferenz. So sehen Teilnehmer direkt, wo typischerweise Probleme auftauchen und wie man sie vermeidet.
So läuft das Programm ab
Keine theoretischen Vorlesungen. Stattdessen bauen die Teilnehmer Schritt für Schritt ein vollständiges Eventbudget auf – mit allen Herausforderungen, die auch im echten Leben auftauchen.
Grundlagen der Kostenkalkulation
Wir starten mit den Basics: Welche Kostenkategorien gibt es überhaupt? Wie unterscheidet man zwischen fixen und variablen Kosten? Und wie ermittelt man realistische Preise, wenn man noch keine Angebote hat? Dauer: etwa drei Wochen.
Puffer und Risikomanagement
Jetzt wird es praktisch. Teilnehmer lernen, wie man Puffer sinnvoll einplant – nicht zu knapp, aber auch nicht übertrieben. Außerdem: Welche Risiken sollte man finanziell absichern, welche kann man ignorieren?
Kommunikation mit Auftraggebern
Das beste Budget bringt nichts, wenn man es nicht verkaufen kann. Hier geht es um Präsentationstechniken, um den Umgang mit Budget-Kürzungswünschen und um die Frage: Wie erklärt man Nicht-Finanzlern, warum bestimmte Kosten unvermeidlich sind?
Abschluss-Projekt mit Feedback
Zum Ende erstellt jeder Teilnehmer ein komplettes Eventbudget für ein selbstgewähltes Szenario. Das wird dann in der Gruppe besprochen – konstruktiv, aber ehrlich. So sieht man, wo noch Lücken sind.
Thorben Diekmann
Ich habe in den letzten zwölf Jahren mehr als 200 Eventbudgets erstellt – von kleinen Firmenevents bis zu internationalen Konferenzen. Dabei ist mir aufgefallen: Die Fehler sind fast immer die gleichen.
Entweder vergisst man versteckte Kosten. Oder man plant zu optimistisch, weil man nicht mit Verzögerungen rechnet. Manchmal fehlt einfach der Mut, einen realistischen Puffer einzufordern.
In diesem Programm zeige ich, wie man diese typischen Fallen umgeht – mit Methoden, die sich in der Praxis bewährt haben. Und zwar so, dass man am Ende selbstbewusst vor Auftraggebern stehen kann.
Nächster Programmstart: Oktober 2025
Das Programm dauert etwa vier Monate und findet berufsbegleitend statt. Die Plätze sind begrenzt, weil wir Wert auf individuelle Betreuung legen. Mehr Infos zu Inhalten, Terminen und Anmeldung gibt es auf der Programmseite.
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